Ofis Asistanı

İş Tanımı

Mevcut şirketlerin asistanlık görevlerini üstlenerek iç ve dış iletişim trafiğini sistematik bir yapı içerisinde yönetmek, muhasebe ve insan kaynakları birimlerine operasyonel işlerde yardımcı olmak, şirket misafirlerinin karşılamalarını organize etmek, şirket seyahat süreçlerini yönetmek, idari işlerin takibi süreçlerinde sorumlu kişiler ile koordineli çalışmak, üst yönetime ait operasyonel işleri takip etmek. 

Görevleri:

1. Şirketlere’e gelen çağrıların listelenmesi ve gerekli birimlere raporlanması 

2. Muhasebe ve İnsan Kaynakları birimleri için gerekli operasyonel süreçlerin takip edilmesi 

3. İletişim kanallarıyla şirketlere gelen bilgi taleplerini yönetmek 

4. Gelen misafirlerin karşılanıp ilgili birime yönlendirilmesi 

5. Kargo, kurye, … gibi ofis gönderimlerinin yönetimi 

6. Ofis ve mutfak ihtiyaç listelerinin toplanması ve ilgili birimlere iletilip, sipariş takibinin yapılması 

7. Ofis içerisinde oluşan bakım ve onarım gerektiren işlerin takibinin yapılıp, ilgili birime aktarılması 

8. Seyahat organizasyonları, toplantı organizasyonları, ofis iç iletişim trafiğinin yönetilmesi 

9. Seyahat organizasyonlarını ajans üzerinden yürüttüğümüz durumlar da dahil olmak üzere, mil programlarının takibinin yapılması. 

10. Yönetim seyahatlerini düzenlemek, biletlerini almak, toplantı, seminerlerin ve diğer davetlerin organizasyonunu yapmak 

11. Yönetim tarafından talep edilen görüşmelerin saat, tarih ve görüşme lokasyonu belirlenmesi açısından randevu programını planlamak ve sorunsuz işleyişinden sorumlu olmak 

12. Yönetim günlük misafir trafiğini yönlendirmek, yönetmek ve misafirlerin ağırlanmasından sorumlu olmak 

13. Toplantılar, sunumlar ve seyahatlerle ilgili gerekli organizasyonları yapmak 

14. Şirket iç iletişim dahilinde özel günlerde düzenlenecek organizasyonların planlanması ve yönetimi 

15. Mutfak personelinin toplantı, misafir, organizasyon gibi gerekli konularda koordinasyonunu sağlamak 

16. Yönetim ofisinin düzen, temizlik ve güvenliğinden sorumlu olmak 

17. Yönetime günlük iş akış programlarında operasyonel destek sunmak 

18. Mesai saatleri içerisinde Yönetimin ofis içi ve dışı tüm iş akışını yönlendirmek ve kendisine verilen görevleri yapmakla sorumlu olmak.

Genel Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olan, tercihen Halkla İlişkiler ve İletişim Bölüm mezunu ya da İşletme Bölümü mezunu 

• Benzer pozisyonda tercihen en az 3 yıl deneyimli,

• İnsan ilişkileri kuvvetli, takım çalışmasına uyumlu, çözüm odaklı, 

• Duyarlı, sağduyulu ve soğukkanlı, ekip yönetimi deneyimine sahip, empati kurma becerisine sahip olan. 

• İngilizce seviyesi sözlü iletişime uygun düzeyde olmak.

İlan Bilgileri